Business Intelligence, Securitate şi Administraţie Publică

Business Intelligence, Securitate şi Administraţie Publică

posted in: Uncategorized | 0

Lucrarea de faţă se concentrează pe studiul programelor de Business Intelligence şi a modului în care utilizarea lor la nivelul administraţiei publice poate eficientiza modul de lucru al organizaţiei. Scopul acestei lucrări este studierea aplicabilităţii acestor programe la nivelul instituţiilor guvernamentale şi a modului în care acestea pot fi folosite .

In the past years more and more governments have chosen to apply BI in order to improve the way they work, to successfully use their strategies and last but not least to decrease the administration costs. This project explains how BI works, and analyzes the most effective BI program applied so far. This concept has not been analyzed or used in the Romanian political literature yet, however, it could be of great help in improving both the government and authorities’ efficiency. Thus, based on the result obtained from the research done, a model of BI program will be developed according to the romanian public system needs.

 

BI – instrument de creștere a competitivității activității guvernamentale

În ultimii ani, din ce în ce mai multe guverne au ales să aplice BI pentru a-şi îmbunătăţi modul de funcţionare, pentru a-şi folosi strategiile cu succes şi nu în ultimul rând, pentru a reduce costurile de administrare. Acest studiu explică modul de funcţionare al BI şi analizează cele mai eficiente programe BI aplicate până acum. Conceptul nu a fost analizat sau utilizat până acum în

literatura politică română, dar ar putea fi de mare ajutor în îmbunătățirea eficienţei guvernului şi a autorităților.

Rolul guvernului a evoluat în ultimii câţiva ani. Au trecut zilele în care agenţiile guvernamentale erau doar simple organisme administrative care nu făceau mai mult decât să stabilească, să aplice reglementări, să colecteze, proceseze şi să stocheze informaţii. Astăzi, cetăţenii se aşteaptă la servicii şi programe mai bune şi mai convenabile din partea autorităților lor federale, statale şi locale. Din acest motiv, din ce în ce mai multe organizaţii guvernamentale implementează instrumente de business intelligence pentru a le ajuta să înţeleagă şi să soluţioneze mai bine nevoile comunităţilor pe care le deservesc, precum şi să opereze mai productiv şi cu o mai bună eficienţă a costurilor. (Arthur Weiss and Ellen Naylor, 2010 vol37 nr 1)

Pentru implementarea unui program eficient de guvernare, există o nevoie impetuoasă de a înţelege trei concepte: business, intelligence şi nu în ultimul rând, guvernare.

În primul rând, dicţionarul explicativ al limbii engleze Longman defineşte cuvântul business ca “activitatea de a câştiga bani prin producţie, vânzare şi cumpărare de bunuri sau furnizare de servicii”2 (Dictionary of Contemporary English, Editura Longman), iar în conformitate cu aceeaşi sursă, intelligence înseamnă „abilitatea de a cuprinde interrelaţiile faptelor prezentate într-un mod care să permită ghidarea acţiunii spre un scop dorit” 3; (Dictionary of Contemporary English, Editura Longman) în consecinţă, business intelligence este un sistem ce combină datele operaţionale şi instrumentele de analiză pentru a prezenta o imagine de ansamblu factorilor de decizie.

De-a lungul istoriei acestui concept, definiţiile sale au evoluat de la începutul anilor ’90 şi până la jumătatea anilor 2000, în special în baza traducerii datelor în informaţii pentru a permite adoptarea deciziilor. Cu toate acestea, Dave Wells a redefinit şi actualizat recent definiţia conceptului de Business Intelligence după cum urmează “capacitatea unei organizaţii de a gândi, analiza, planifica, raţiona, învăţa şi soluţiona probleme pentru a îndeplini scopuri specifice, creative şi productive”.(David Wales, 2011)

Pe de altă parte, guvernarea este definită ca activitatea ce determină direcția și constrângerile, creează politicile şi deciziile strategice.(Dictionary of Contemporary English, Editura Longman)

Managementul se referă la execuţie, iar guvernarea se referă la conducere şi reglementare. În concluzie, prin suprapunerea acestor trei concepte vom descoperi cheia unei activităţi guvernamentale eficiente şi  prospere.  Nevoia pentru  Business  Intelligence  în  sectorul guvernamental este semnificativă, urgentă şi are potenţialul de a afecta în mod dramatic sectorul serviciilor şi securitatea naţională .

 

BI – o adevărată necesitate

Analizând modul de funcţionare al sectorului public se conchide faptul că acesta funcţionează similar cu o organizaţie comercială. Acesta se confruntă cu presiuni fără precedent pentru îmbunătăţirea calităţii serviciilor prestate, odată cu scăderea progresivă a costurilor. În acelaşi timp, se doreşte ca acesta să devină mai responsabil, mai transparent, orientat spre cetăţean şi receptiv la nevoile părților interesate, pe fundalul reducerii bugetelor şi resurselor. Agenţiilor guvernamentale li se cere mai mult decât reducerea costurilor şi creşterea nivelurilor de servicii.

Instituţiile trebuie să asigure un control mai sever al legislatorilor, al conducerii, şi chiar al publicului, legiferat prin Legea privind liberul acces la informațiile de interes public (RTI).( Solomon Negash, 2004) Astfel apare necesitatea creşterii transparenței, responsabilităţii şi a performanţelor, precum şi soluţionarea provocărilor operaţionale, îmbunătăţirea serviciilor pentru clienţi, maximizarea resurselor şi eliminarea fraudei şi a abuzurilor.

Strategiile şi soluţiile BI în cadrul sectorului public conduc la rezultate mai bune în afaceri.

Prin colectarea şi analiza datelor, BI creează rapoarte detaliate, ce oferă o analiză de sistem extrem de importantă. Beneficiile acestei analize sunt importante; acestea pot ajuta în determinarea unui management mai bun pentru organizaţie, pot îmbunătăţi performanţele şi reduce costurile furnizării de servicii şi multe altele. De exemplu, prin utilizarea dashboard-ului, managerii din sectorul public au acces imediat la informaţiile cele mai relevante pentru ei.

Nici datele, nici tehnologia nu conduc în mod automat la intelligence. Trebuie întreprinse două etape: în primul rând, trebuie evaluat modul în care se pot obţine date de înaltă calitate, precise și în timp util; importanța unui cadru eficace pentru a oferi informații adecvate și apoi a îmbunătăți datele partajate între organizațiile din sectorul public și partenerii lor. ( How Government Agencies Are Using BI, 2008).

Raportarea şi analiza sunt importante pentru identificarea tendinţelor, iar organizaţiile din sectorul public au nevoie de acces la informaţii recente pentru a-şi îmbunătăţi procesul de luare a deciziilor. Importanţa accesării informaţiilor actualizate şi corecte în mod rapid nu poate fi subestimată, dar cum putem trece prin volumele masive de informaţii pentru a descoperii cel mai bun suport pentru decizii? Raportarea istorică nu oferă imaginea completă. De asemenea, trebuie să înţelegem că disponibilitatea informaţiilor reprezintă un risc, iar protejarea acestora este crucială. (Jonathan L. Calof and Sheila Wright, pg 717)

Sectorul public are o nevoie crucială de tehnologie pentru a îmbunătăţi procesul de luare a deciziilor şi pentru a alege cele mai bune opţiuni de modernizare. Instrumentele BI pot asigura eficienţa operaţională şi îmbunătăţirea performanţelor, în consecinţă, eficientizează procesul de luare a deciziilor privitoare la politici. Cu ajutorul BI, agenţiile din sectorul public pot avea toate informaţiile eligibile la dispoziţia lor pentru luarea deciziilor, planificare şi monitorizare. BI este piatra de temelie în luarea deciziilor bazate pe fapte şi nu pe senzaţii.

Eficienţa acestui concept constă în modul de analiză şi de gândire asupra sistemului; aceste două moduri opuse de gândire se numesc gândire holistică vs. gândire reducţională. (Holistic Approach 2015)În timp ce gândirea reducţională se axează doar pe detalii, gândirea holistică analizează modul în care interacţionează detaliile pentru a construi întregul context.

 

Programe de BI aplicate de instituţii guvernamentale din diferite state

Există diverse moduri de aplicare a acestui concept în instituţiile publice pentru maximizarea performanţelor instituţiei, dar cele mai reuşite sunt următoarele:

E-guvernare; Managementul financiar şi bugetar sau Schimbul de informaţii inter şi intra-agenţii

 

Managementul financiar şi al banilor

Având în vedere faptul că agenţia guvernamentală este o organizaţie care operează cu un buget restrâns, există o nevoie imperioasă pentru gestionarea eficientă a alocării şi utilizării fondurilor disponibile. Business Intelligence oferă capacitatea de a previziona viitoarele costuri şi cheltuieli, permiţând guvernelor să le controleze şi să le administreze. Pe lângă aceasta, BI oferă posibilitatea de a face activităţile guvernamentale transparente pentru cetăţeni, ceea ce sporeşte

încrederea cetăţenilor în aleşii lor.

Cheltuielile guvernamentale sunt adesea percepute ca fiind impenetrabile şi imposibil de cunoscut. Totuşi, contribuabilii au dreptul de a şti cum sunt cheltuiţi banii lor, astfel încât guvernul să poată fi tras la răspundere.

Statul Texas a lansat o bază de date online pentru cheltuieli, iar apoi s-a angajat într-un efort de a deschide registrele în alte moduri inovative, dând cetăţenilor acces la informaţiile ce le vor permite să examineze cheltuielile şi să participe la conversaţiile privitoare la viitorul statului lor.( Egovernance, 2009)Site-ul web Where the Money Goes (Unde se duc banii) oferă detaliile tranzacţiilor pentru toate agenţiile de stat şi instituţiile de învăţământ superior. (Egovernance, 2009) Mai mult decât atît pune la dispoziţia cetăţeanului o interfaţă intuitivă , capacitatea de căutare pentru orice persoană interesată de utilizarea eficientă a taxelor şi de modul în care statul cheltuieşte fondurile. Pe măsură ce s-au compilat datele, s-au descoperit şi comasat duplicările în contractele de stat, economisind 4.8 milioane de dolari pentru stat şi identificând încă 3.8 milioane de dolari în economii neprevăzute.

Rezultatul implementării acestui proiect de succes, a fost faptul că Statul Texas a câştigat Premiul pentru Excelenţă GFOA în 2009.

 

Proiect pilot – Prevenirea fraudei în administraţia publică romanească

În România una dintre cele mai importante chestiuni cu care se confruntă administraţia publică este managementul taxelor şi prevenirea fraudei, motiv pentru care lucrarea de faţă îşi propune în mod concret să identifice o soluţie practică de rezolvare a problemelor mai sus menţionate , cu ajutprul unei ustensile business intelligence.

Ustensila mai sus menţionată constă în elaborarea unui Dashboard care sa monitorizeze în timp real operaţiunile financiare ce se petrec într-o insituţie publică. Analiza acestor date se va efectua segmentat pe cele două domenii conexe (managmentul taxelor şi prevenirea fraudei ) cu scopul identificării aşa numitilor key practical indicators, a căror cuntificare poate crea o imagine holistică asupra situaţiei.

Prin coroborarea elementelor ce ţin de istoria-precedentul cu care s-a confruntat instituţia de-a lungul timpului, şi implementarea tehnici cunoscută sub numele analiza de sceneraii se elaborează rapoarte care subliniază neconcordanţele din interiorul sistemului.

Astfel panoul de control îşi propune să coraboreze informaţii din diverse surse pentru a forma clustere specifice adaptate pieţei interne autohtone. De exemplu pentru fiecare ramură economică se crează un patern care măsoară nivelul real al profitului pentru companiile ce activează in acel domeniu. Pentru aceasta se iau în considerare indicatori precum dimensiune companiei, cifra de afaceri, numărul angajaţilor activele etc. În situaţia în care profitul declarant al unei companii este calaficat sub media obtinută pentru domeniul respectiv programul încadrează automat aceasta situaţie ca o posibilă fraudă. Acest tip de alerte este menit să alarmeze instituţiile acreditate pentru efectuarea verificărilor suplimentare.

Folosirea acestui sistem îşi materializează efectele în gestionarea şi alocarea mai eficientă a fondurilor pentru audit, dar şi în reducerea numărului de fraude.

Efectiv ustensila BI funţionează prin :

-dezvoltarea şi implementarea caracteristicilor data mining pentru crearea de modele   interactive care să studieze regulile de construcţie a clusterelor

-prin analiza asociativă între clusterele formate să elaboreze paternuri, alerte şi rapoarte în timp real asupra situaţiei

-crearea instumentelor de prognoza şi elaborarea rapoartelor aferente care pot sta la baza dezvoltării programelor şi strategiilor adecvate fiecărei situaţii particulare

 

Concluzii

Conform datelor enuntate în capitolul 1 care analizează programele de BI impelmentate de instituţiile guvernamentale din alte ţări şi efectele obţinute în urma aplicării acestora se conchide faptul că prototipurile acestor programe pot fi implementate şi la nivelul instituţiilor centrale româneşti în vederea facilitării atingerii obiectivelor propuse

Beneficiile oferite de BI se materializează prin transparenţa acţiunilor instituţiilor, coerenţa măsurilor aplicate (deoarece acestea vor fi bazate pe rapoarte elaborate de program) şi nu în ultimul rând continuitate pentru a preîntâmpina fragmentarea politicilor publice.

În acest sens funcţiile oferite de programele de BI oferă instrumentul esenţial pentru asigurarea coerenţei şi consistenţei în politicile publice, mai mult decât atât poate se pot obţine rezultate secundare precum reducerea cheltuielilor din cadrul administraţiei publice, tehnologizarea instituţiilor, reducerea personalului şi eficientizarea serviciilor pe care statul le pune la dispoziţiei cetăţenilor.

 

Bibliogafie

 

Cărţi ştiinţifice

  1. T. Gilad , “The Business Intelligence System” Editura Amacon, New York 1988

 

  1. Arthur Weiss and Ellen Naylor, Competitive Intelligence: How Independent Information Professionals Contribute to Organizational Success,in Bulletin of the American Society for Information Science and Technology – Octombrie/Noiembrie 2010 – Volumul 37, Numărul 1

 

Dicţionare

  1. Dictionary of Contemporary English, Editura Longman  http://www.ldoceonline.com/dictionary/, accesat la 13 Martie 2017

 

Articole- Surse electronice

 

  1. David Wells,  https://www.google.ro/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=4&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEw  iEkJvso7XNAhXIPxoKHVThDToQFgguMAM&url=http%3A%2F%2Fwww.vacommunity.org%2Fdl207  &usg=AFQjCNHqqck6iLiexL1pt6lFCNUt3995jg accesat la 10 Martie 2017

 

  1. Solomon Negash, “ Business Intelligence” in revista  Communications of the Association for Information  Systems, 2004, Accesat la data 03.04.2015  http://aisel.aisnet.org/cais/vol13/iss1/15/

 

  1. How Government Agencies Are Using BI , 28 Septembrie 2008, Accesat la 10.03.2017  http://aminemekkaoui.typepad.com/business_intelligence/2008/09/how-government-agencies-are-using bi.html

 

  1. Jonathan L. Calof and Sheila Wright, Competitive intelligence, A practitioner, academic and inter-disciplinary perspective, revistă disponibilă la  www.emeraldinsight.com/0309-0566.htm pg.717, accesat la 01.03.2017

 

  1. Disclaimer: MAIA Intelligence, 1KEY, 1KEY FCM, 1KEY AGILE BI Suite & other modules of 1KEY  www.maia-intelligence.com accesat la 10.03.2017

 

  1. Holistic Approach  ,http://www.bmatix.eu/bi-analytics-approach/holistic-approach/ accesat la 06.03.2017

 

  1. E-Governance, 2009 Accesat la data 11.03.2017  http://www.gfoa.org/sites/default/files/GFR_AUG_09_55.pdf

Articol redactat de Teodora Oltean-Gocan

 

______________________________________________________________________________________________ Opiniile prezentate în articol aparțin exclusiv autorului, acesta fiind unicul responsabil de conținutul textului. Acestea nu constituie poziția oficială a GSS.

Leave a Reply